Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe pacjentów, ich przedstawicieli ustawowych i osób upoważnionych, osób kontaktujących się z Centrum Zdrowia Alcea oraz użytkowników strony internetowej alcea.com.pl.
Ochrona prywatności oraz poufności informacji dotyczących zdrowia jest dla nas szczególnie istotna. Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych („RODO”) oraz przepisami dotyczącymi działalności leczniczej, praw pacjenta i dokumentacji medycznej.
1. Administratorzy danych osobowych
Administratorami danych osobowych są wspólnicy prowadzący wspólnie działalność pod nazwą:
Centrum Diagnozy i Terapii Matemblewo s.c., działające pod marką Centrum Zdrowia Alcea:
Jakub Grabowski, Mateusz Przybylak oraz Adrian Sołtysik
NIP: 5833434529
REGON: 389540611
adres do kontaktu: ul. Matemblewska 1A/17, 80-283 Gdańsk
telefon: +48 885 040 411
e-mail: kontakt@alcea.com.pl
dalej łącznie jako „Administrator” lub „Alcea”.
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO oraz bezpieczeństwa danych można kontaktować się z nami za pośrednictwem powyższego adresu e-mail lub korespondencyjnie.
2. Jakie dane możemy przetwarzać
Zakres przetwarzanych danych zależy od celu i charakteru kontaktu z Alceą.
W związku z rejestracją i udzielaniem świadczeń mogą to być w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, PESEL, data urodzenia, adres, numer telefonu i adres e-mail; dane dotyczące przedstawiciela ustawowego lub osoby upoważnionej; informacje dotyczące terminu, rodzaju i przebiegu świadczenia; informacje niezbędne do rozliczeń; a także dane dotyczące zdrowia, w tym informacje o stanie psychicznym i fizycznym, rozpoznaniu, wcześniejszym leczeniu, stosowanych lekach, wynikach badań oraz inne informacje potrzebne do prawidłowego przeprowadzenia diagnostyki lub leczenia.
W przypadku korzystania ze strony internetowej mogą być również przetwarzane podstawowe dane techniczne związane z połączeniem ze stroną, takie jak adres IP, data i czas połączenia, informacje o przeglądarce i urządzeniu oraz informacje zapisywane w logach serwera.
Nie gromadzimy za pośrednictwem strony danych osobowych w celach reklamowych ani w celu tworzenia profili marketingowych użytkowników.
3. Cele i podstawy przetwarzania danych
Udzielanie świadczeń zdrowotnych
Dane przetwarzamy w celu rejestracji pacjenta, ustalenia terminu wizyty, przeprowadzenia konsultacji, diagnostyki, leczenia, psychoterapii lub innych świadczeń oferowanych przez Alceę oraz zapewnienia ciągłości opieki.
Podstawą przetwarzania danych zwykłych jest w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO, natomiast danych dotyczących zdrowia przede wszystkim art. 9 ust. 2 lit. h RODO, czyli przetwarzanie niezbędne do celów diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub leczenia oraz zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej.
Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane przez osoby wykonujące zawody medyczne lub inne osoby uprawnione do ich przetwarzania, podlegające obowiązkowi zachowania poufności.
Prowadzenie dokumentacji medycznej
Jesteśmy zobowiązani do prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku w szczególności z ustawą o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz przepisami dotyczącymi dokumentacji medycznej.
Rejestracja i organizacja wizyt
Dane kontaktowe i identyfikacyjne mogą być wykorzystywane do uzgadniania, potwierdzania, zmiany lub odwoływania terminów wizyt oraz przekazywania informacji organizacyjnych związanych ze świadczeniem.
Wiadomości przypominające o terminie wizyty lub dotyczące jej organizacji nie są komunikacją marketingową.
Kontakt telefoniczny i elektroniczny
Jeżeli kontaktują się Państwo z nami telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, przetwarzamy przekazane informacje w celu udzielenia odpowiedzi i załatwienia sprawy.
Podstawą przetwarzania jest, zależnie od charakteru sprawy, podjęcie działań przed zawarciem umowy, realizacja świadczenia lub prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.
Jeżeli w korespondencji przekazane zostaną informacje dotyczące zdrowia, będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy związanej z udzielaniem świadczeń albo na innej właściwej podstawie przewidzianej w art. 9 RODO.
Ze względu na poufny charakter danych medycznych zalecamy, aby zwykłą pocztą elektroniczną nie przesyłać większej ilości informacji dotyczących stanu zdrowia, jeżeli nie jest to potrzebne do załatwienia konkretnej sprawy.
Rozliczenia, rachunkowość i obowiązki podatkowe
Dane niezbędne do wystawienia faktury, prowadzenia dokumentacji księgowej oraz realizacji obowiązków podatkowych przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Reklamacje, dochodzenie i obrona roszczeń
Dane mogą być przetwarzane w celu rozpatrywania reklamacji oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, a w odniesieniu do danych szczególnych kategorii, jeżeli jest to konieczne, art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
Bezpieczeństwo strony internetowej i systemów informatycznych
Dane techniczne, w szczególności logi serwera, mogą być przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, wykrywania nadużyć, ochrony przed cyberatakami, diagnozowania usterek i zapewnienia bezpieczeństwa systemów.
Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa infrastruktury informatycznej.
4. Nie prowadzimy marketingu na podstawie danych użytkowników strony
Nie wykorzystujemy danych osób odwiedzających stronę alcea.com.pl do profilowania reklamowego.
Nie wykorzystujemy marketingowych plików cookies.
Nie udostępniamy ani nie sprzedajemy danych osobowych reklamodawcom, sieciom reklamowym ani podmiotom zajmującym się profilowaniem użytkowników na potrzeby reklamy.
Nie wykorzystujemy informacji o zdrowiu pacjentów do celów marketingowych.
5. Pliki cookies
Strona alcea.com.pl może wykorzystywać wyłącznie pliki cookies lub podobne mechanizmy, które są niezbędne do prawidłowego i bezpiecznego działania serwisu albo do realizacji funkcji wyraźnie żądanej przez użytkownika.
Nie stosujemy cookies marketingowych ani profilujących. Nie stosujemy cookies służących do śledzenia użytkowników w internecie na potrzeby reklamowe.
Nie wykorzystujemy również opcjonalnych analitycznych plików cookies wymagających zgody użytkownika.
Niezbędne technicznie pliki cookies mogą być wykorzystywane bez odrębnej zgody w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy. Użytkownik może także zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Zablokowanie plików niezbędnych technicznie może spowodować nieprawidłowe działanie niektórych elementów serwisu.
Informacje zapisywane automatycznie w logach serwera, niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony, mogą być przetwarzane niezależnie od mechanizmu cookies.
6. Zewnętrzne serwisy internetowe
Strona Alcei może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów, w szczególności systemów umożliwiających rezerwację wizyt.
Po przejściu do zewnętrznego serwisu dane użytkownika są przetwarzane zgodnie z zasadami określonymi przez operatora tego serwisu. Podmiot taki może być odrębnym administratorem danych osobowych.
Alcea nie wykorzystuje odnośników do zewnętrznych serwisów w celu śledzenia użytkowników ani przekazywania ich danych reklamodawcom.
7. Komu możemy udostępniać dane
Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to konieczne do realizacji określonych zadań.
Dane mogą być przekazywane osobom wykonującym zawody medyczne, psychologom, psychoterapeutom i innym specjalistom zaangażowanym w udzielanie świadczeń; upoważnionym pracownikom rejestracji i administracji; dostawcom systemów informatycznych wykorzystywanych do prowadzenia dokumentacji medycznej, rejestracji i komunikacji z pacjentami; podmiotom zapewniającym hosting, obsługę informatyczną oraz bezpieczeństwo systemów; podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub audytowe; bankom i operatorom płatności, jeżeli jest to niezbędne do dokonania rozliczenia; oraz organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu otrzymują je wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im zadań i są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych.
Nie udostępniamy danych reklamodawcom.
W przypadku specjalistów prowadzących odrębne praktyki zawodowe sposób ich działania w zakresie ochrony danych może zależeć od modelu współpracy z Alceą. Jeżeli w odniesieniu do określonego świadczenia specjalista działa jako odrębny administrator danych, pacjent otrzymuje odpowiednią informację zgodnie z przepisami RODO.
8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady dążymy do korzystania z rozwiązań umożliwiających przetwarzanie danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Jeżeli w związku z korzystaniem z usług określonego dostawcy technologicznego doszłoby do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się ono wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.
Informację o konkretnym mechanizmie przekazania danych można uzyskać, kontaktując się z nami.
9. Jak długo przechowujemy dane
Dokumentację medyczną przechowujemy zgodnie z terminami określonymi w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
Co do zasady dokumentacja medyczna jest przechowywana przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
Przepisy przewidują szczególne okresy przechowywania dla niektórych rodzajów dokumentacji, w tym:
- 30 lat w przypadku dokumentacji dotyczącej zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia;
- 10 lat w przypadku zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną;
- 5 lat w przypadku skierowań na badania lub zleceń lekarza, jeżeli świadczenie zostało udzielone;
- 2 lata w przypadku określonych skierowań, gdy świadczenia nie udzielono z powodu niezgłoszenia się pacjenta;
- 22 lata w przypadku dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia.
Dokumentację księgową i podatkową przechowujemy przez okres wymagany odpowiednimi przepisami.
Korespondencję i inne dane związane z obsługą zapytań przechowujemy przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie, jeżeli jest to uzasadnione, do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.
Dane przetwarzane w związku z bezpieczeństwem systemów i logami technicznymi przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, analizy incydentów i usuwania usterek, zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania.
10. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych wymaganych przepisami prawa lub niezbędnych do udzielenia świadczenia zdrowotnego jest konieczne.
Brak takich danych może uniemożliwić prawidłową identyfikację pacjenta, prowadzenie dokumentacji medycznej, rejestrację albo udzielenie określonego świadczenia.
W pozostałych przypadkach podanie danych jest dobrowolne, jednak ich brak może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi na zapytanie lub wykonanie żądanej czynności.
Nie prosimy o przekazywanie danych dotyczących zdrowia w większym zakresie, niż jest to potrzebne do realizacji określonego celu.
11. Dane dzieci i osób pozostających pod opieką przedstawiciela ustawowego
Świadczymy również usługi na rzecz dzieci i młodzieży.
W takich przypadkach możemy przetwarzać dane pacjenta oraz jego rodziców, przedstawicieli ustawowych lub innych osób uprawnionych, w zakresie koniecznym do potwierdzenia ich uprawnień, kontaktu, uzyskania wymaganych zgód, prowadzenia dokumentacji oraz udzielenia świadczenia zgodnie z przepisami prawa.
12. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane przetwarzamy, mogą przysługiwać, zależnie od podstawy i celu przetwarzania, prawa do dostępu do danych i otrzymania ich kopii, sprostowania nieprawidłowych danych, uzupełnienia danych, ograniczenia przetwarzania, usunięcia danych, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
Jeżeli określone dane są przetwarzane na podstawie zgody, osoba może ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. W szczególności nie możemy na żądanie pacjenta usunąć danych zawartych w dokumentacji medycznej przed upływem ustawowego okresu jej przechowywania, jeżeli przepisy nakładają na nas obowiązek jej dalszego przechowywania.
Wnioski dotyczące realizacji praw można kierować na adres:
kontakt@alcea.com.pl
lub pisemnie na adres:
Centrum Zdrowia Alcea
ul. Matemblewska 1A/17
80-283 Gdańsk
Na żądanie odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; w takim przypadku informujemy o przedłużeniu i jego przyczynach.
Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej wniosek, możemy poprosić o przekazanie dodatkowych informacji niezbędnych do jej potwierdzenia.
13. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli uznają Państwo, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, mają Państwo prawo wnieść skargę do:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Skorzystanie z prawa do skargi nie ogranicza możliwości wcześniejszego skontaktowania się z nami w celu wyjaśnienia sprawy.
14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie podejmujemy wobec pacjentów ani użytkowników strony decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych.
Nie prowadzimy profilowania marketingowego.
15. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych.
Szczególną ochroną obejmujemy informacje dotyczące stanu zdrowia oraz dokumentację medyczną. Dostęp do danych jest ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków i posiadają odpowiednie upoważnienie lub inną podstawę dostępu.
Osoby mające dostęp do informacji dotyczących pacjentów są zobowiązane do zachowania ich w poufności.
16. Zmiany Polityki prywatności
Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu funkcjonowania Alcei, wykorzystywanych systemów informatycznych lub zakresu świadczonych usług.
Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie alcea.com.pl wraz z datą ostatniej aktualizacji.
Ostatnia aktualizacja: 23 września 2026 r.